De vier posten
Een avond wordt zelden in één bedrag gefactureerd, en dat is maar goed ook. De zaalhuur, wat op tafel komt, de animatie en het eventuele verblijf volgen elk hun eigen logica, en alleen apart zijn ze te sturen.
De zaalhuur gaat per dag en per ruimte, ongeacht het aantal. De tafel gaat per persoon. De animatie gaat soms per persoon en soms per eenheid, bijvoorbeeld per speeltafel. Het verblijf gaat per domein en niet per kamer.
Vraag ze in één keer op. Een zaalprijs zonder de tafel ernaast zegt niets, en het is precies op dat punt dat offertes onvergelijkbaar worden.
/--/uploads/2024/06/DSC_6644.jpg)
De cijfers die wij publiceren
Het decemberformat heeft een vaste prijs per persoon: 89 euro excl. btw in het Kerstdorp, met aperitief, de maaltijd en een selectie wijnen en dranken, verzorgd door cateraar TOC van Jean-Sébastien Prijot. Dat is het enige format waarvoor één cijfer volstaat.
Voor de animatie geldt hetzelfde principe op een andere eenheid. Een speeltafel met eigen croupier kost 750 euro excl. btw voor twee tot vier uur, en u kiest het aantal tafels: de rekening volgt de groep, niet omgekeerd. Het volledige verloop staat in ons artikel over de casinoavond.
De zaalhuur en het verblijf zijn ordes van grootte en geen tarieven: ze hangen af van de ruimte, van de dag en van de periode. December volgt bovendien een eigen logica. Vraag ze op met uw datum erbij, anders krijgt u een cijfer dat op uw avond niet slaat.
Waar de begroting echt kantelt
Twee van de vier posten volgen het aantal deelnemers niet. De zaal kost hetzelfde voor vijfentwintig als voor vijfendertig mensen, en het domein kost hetzelfde voor twintig als voor achtendertig.
Daar zit de hefboom. Elke deelnemer die u toevoegt verlaagt het bedrag per hoofd op die twee posten, terwijl de tafel gelijk blijft. Een groep van vijfendertig betaalt per persoon merkbaar minder dan een groep van twintig, voor precies dezelfde avond.
Dat is ook het argument om afdelingen samen te nemen in plaats van twee kleinere avonden te plannen. Twee keer twintig kost meer dan één keer veertig, en levert bovendien de helft van de ontmoetingen op.
/--/uploads/2024/09/DSC_5496-HDR.jpg)
De btw: wat wij doen, en wat wij niet doen
Wij zijn geen boekhouders en geven geen fiscaal advies. Dat is geen voorzichtigheidsformule: de behandeling van een personeelsfeest hangt af van elementen die buiten onze factuur liggen, en een verkeerd antwoord kost u meer dan het bespaart.
Wat wij wel doen, is de factuur splitsen. Zaalhuur, catering, animatie en verblijf staan apart vermeld. Uw boekhouder heeft die opsplitsing nodig, want de posten worden niet gelijk behandeld, en een factuur met één regel dwingt hem tot het voorzichtigste antwoord.
Twee elementen bepalen de vraag, en geen van beide hangt van ons af: wie er was uitgenodigd, en wie het eten heeft bereid en geserveerd. Leg die twee voor aan uw boekhouder voor u boekt, niet erna. Op een avond voor veertig personen is dit geen detail in de begroting.
Drie vragen over het budget
Wat is een realistisch budget per persoon?
Dat hangt volledig van het aantal af, en daarom noemen wij geen enkel gemiddelde. Geef ons uw aantal en uw datum, en u krijgt vier bedragen in plaats van één, met de posten erbij die u kunt schrappen.
Kunnen wij een post weglaten?
Ja, en de animatie is de eerste die sneuvelt wanneer het krap wordt. Wij raden aan eerder het verblijf te laten vallen: een avond zonder animatie blijft een avond, een nacht met een halve groep werkt zelden.
Verandert de prijs in december?
Voor het Kerstdorp niet: 89 euro excl. btw per persoon staat vast. Voor de zaalhuur en het verblijf wel, en daarom vraagt u die twee het best op met uw datum erbij.
De vier posten opvragen
Geef ons uw aantal, uw datum en of uw teams blijven slapen. U krijgt de vier posten apart, met btw-percentage per lijn, zodat uw boekhouder er meteen mee verder kan.
Het vertrekpunt van dit alles staat in ons artikel over het organiseren van een personeelsfeest. De domeinen staan op de pagina bedrijfsseminar en de seizoensformats op Events.